Január 1-én, az eredeti ígéretekhez képest jókora késéssel, de elindult a NAV eÁFA rendszere. A hatóságok tájékoztatása szerint a cél az adminisztráció csökkentése, ami a kisvállalkozásoknál egyelőre nehezen utolérhető, de vezetői információs célokra már most is jól alkalmazható a rendszer.
A vállalkozó eddig is nyomon tudta követni az adószámára kiállított számlákat, azonban a NAV Online Számla rendszer (OSA) felületén a lekérdezés nagyon nehézkes volt, a találatok pedig nehezen áttekinthetőek. Az új felületen (https://eafa.nav.gov.hu/home) az időszak beállítása után a bizonylatlistában láthatók a kimenő és bejövő számlák, és végre nem csak a bizonylatszámok és dátumok látszódnak a képernyőn, hanem azoknak a partnereknek a nevei, amelyeknek számlát állítottunk ki, vagy ők állítottak ki számlát nekünk.
A vállalkozók számára azonban a leghasznosabb nézet az ún. „Összesítő nézet”. Ha bejelentkezés után nem rögtön ez a képernyő jelenik meg, akkor az oldalsó sávon a harmadik ikonnal érhető el. Ezen a képernyőn megjelenik az adóhatóság által ismert, a fent beállított időszakra vonatkozó kimenő és bejövő számlák áfa-tartalma, a két összeg közötti különbözet, azaz a befizetendő adó. Ráadásul ez utóbbi időbeli alakulását egy grafikon is szemlélteti.
Tudjuk azonban, hogy nem minden bejövő számla áfa-tartalma vonható le, vannak olyan termékek és szolgáltatások, amelyekre az eladónak fel kell számítani az áfát, de a vevő azt nem vonhatja le, ezt levonási tilalomnak nevezzük. Ide tartozik például a személygépkocsi üzemanyaga, a személygépkocsik fenntartásával kapcsolatos termékek és szolgáltatások, a parkolás, a taxi-szolgáltatás, az étel- és italfogyasztás, vendéglátás, de a lakóingatlan építéséhez és felújításához kapcsolódó termékek és szolgáltatások is. Természetesen mindegyik esetben vannak kivételek, illetve bizonyos szolgáltatásokra csak részleges levonási tilalom vonatkozik (pl. telefonszolgáltatások)
Ha a vállalkozásunk működése során rendszeresen előfordulnak ilyen jellegű beszerzések, akkor a NAV által kimutatott adatok félrevezetőek lehetnek. A felület azonban tanítható, különböző szabályok beállításával az ilyen típusú beszerzések áfa-tartalma „kihagyható” a kimutatásból.
A szabályok beállítása sajnos időigényes, mert minden szabály esetében meg kell adni egyrészt a típusát (pl. levonási tilalom), meg kell adni az ún. feltételeket, amelyek tulajdonképpen azok az adatok, amelyeket a rendszer a számlán „keres”, meg kell adni a feltételek közötti logikai kapcsolatot (és/vagy), illetve magát a műveletet, amit a szabálynak megfelelő bizonylattal tenni akarunk (pl. milyen levonási tilalom alá esnek az ide tartozó számlák). Minden szabálynak tartalmaznia kell egy számlatételre vonatkozó feltételt, de mivel a számlán szereplő megnevezések nincsenek egységesítve, ezért általában újabb feltétel megadása szükséges, ami lehet az eladó adószáma, a számla dátuma, összege, a számlatétel megnevezése, VTSZ-száma, áfa-kulcsa. A szabályok bármikor szerkeszthetők, azaz ha újabb feltétellel szeretnénk kiegészíteni a sort, azt bármikor meg lehet tenni.
Ismerkedve a rendszerrel, nekem a saját vállalkozásomban a személygépkocsi üzemanyag-beszerzéséhez kapcsolódó áfa levonási tilalmára vonatkozó szabály létrehozása kb. fél órámba telt. Én személy szerint először az általam látogatott töltőállomások adószámát rögzítettem feltételként, mivel a termék megnevezése sajnos nem egységes. Ehhez legalább 3-4 partner adószámát kellett kikeresni és rögzíteni. Majd utána derült ki, hogy szükséges egy számlatétel-feltétel, úgyhogy még ezzel is ki kellett egészítenem a szabályt. Ezt követően viszont az összesítő nézetben és a lekérdezések között is a levonható adó nagysága sokkal közelebb állt a valósághoz.
Összefoglalva tehát az új eÁFA rendszer nemcsak a könyvelők számára előnyös (nekik igazából majd csak később lesz az), hanem a vállalkozók számára is, ezért érdemes rászánni az időt a szabályok beállítására és a felület testreszabására. Ahhoz, hogy a beállítások helyesek legyenek, érdemes adótanácsadó vagy a könyvelő segítségét kérni, mert azt követően néhány kattintás után naprakész információt kaphatunk vállalkozásunk aktuális áfa-egyenlegéről.