A nyolc legnagyobb hiba, amit egy ügyvezető elkövethet
Bevezető
Vállalkozásom 2004-es indulása óta már rengeteg ügyvezetéssel foglalkozó emberrel találkoztam, köztük voltak pedáns vagy hanyag, precíz vagy nagyvonalú, sietős vagy ráérős, odafigyelő vagy gyakran meglepődő, barátságos vagy folyton haragos, elégedett vagy panaszkodó ügyfeleim. A munka során sokszor érzem azt, hogy az ügyvezetés veszélyes feladat, és kevesen alkalmasak rá anélkül, hogy képeznék magukat. Ettől függetlenül ma az ügyvezetéshez nem szükséges külön képesítés vagy gyakorlat – lényegében bárki alapíthat céget és elláthatja annak vezetési feladatait. A működési környezetet meghatározó jogszabályok áttekintése és megértése ugyanakkor heteket vesz igénybe, erre nyilvánvalóan nincsen lehetőség minden cégalapításnál, így a leendő ügyvezető szakemberhez fordul.
Emiatt érzem szükségét annak, hogy elkészítsem azt a listát, ami alapján az ügyvezetéssel most ismerkedők már az elejétől kezdve el tudnak kerülni bizonyos buktatókat, hibákat. Az ügyvezetői döntéseknek általában hosszú távú hatásai vannak, így érdemes már jó előre tudni milyen lépésünknek milyen következménye lehet.
Kezdjük tehát a nyolc legnagyobb hibával, amit egy ügyvezető elkövethet!
1. Cégalapításkor csak ügyvéd segítségét kéri
A leendő ügyvezető amikor rájön hogy neki egy cégre vagy vállalkozásra lesz szüksége, leggyakrabban keres egy cégalapítással foglalkozó vállalkozást vagy ügyvédet. Ezeket igen könnyű megtalálni interneten, profi és gyors segítséget nyújtanak a cég minél gyorsabb megalapításához, és akár székhelyszolgáltatást is biztosítanak. Érdemes tudni azonban, hogy már a cégalapítás előtt szükséges egy pénzügyekben jártas szakember közreműködése, aki képes a leendő tevékenységhez és az ügyvezető élethelyzetéhez legjobban illeszkedő vállalkozási formát vagy adózási megoldást kiválasztani, valamint az alapításkori ügyvezetési döntések kockázataira vonatkozó tanácsot adni.
JAVASLATOM: a vállalkozás alapításakor először leendő könyvelőjével, vagy egy adótanácsadóval beszélje át, milyen tevékenységet milyen formában és milyen adózási döntések ismeretében szeretne megkezdeni, hogy az ügyvédhez már felkészülten érkezzen.
2. Családjából választ könyvelőt
Magyarországon kb. 65 ezer regisztrált mérlegképes könyvelőt tart nyilván a Nemzetgazdasági Minisztérium. Ezen felül a mérlegkészítéshez, mikrovállalkozások könyveléséhez szükséges végzettséggel még ennél is többen rendelkeznek, így nyugodtan el lehet mondani, hogy nagyjából minden tágabb családban van valaki (testvér, nagynéni, közeli barát stb.) aki képes lehet elvégezni ezt a feladatot. Annál nagyobbat nem is lehet tévedni, mint ha megbízzuk ezt a családtagot, közeli rokont a feladat elvégzésével. Főleg ha az ismeretségre hivatkozva árengedményt vagy ingyenességet kérünk. Hogy miért?
- A rokon ezt a munkát nyűgnek, szükséges rossznak fogja tekinteni
- A fizetős ügyfelei mindig elsőbbséget fognak élvezni velünk szemben
- A felelősséget nehéz firtatni valakinél aki ingyen, szívességből dolgozott
- Semmi sem garantálja hogy a családtagunk „ott van a szeren”, és nem csak kényszervállalkozóként élte túl az elmúlt éveket: nem tudunk szaktudás vagy ajánlás alapján választani
- Ha nem vagyunk megelégedve a munkájával ezt nehéz szóvá tenni, és még nehezebb váltani, hiszen ez a magánéletünkben is hullámokat vethet
- Rövid távon a családtag választása ugyan hozhat megtakarítást az üzletmenetben, de az első mulasztási bírság megjelenésekor könnyen szembe találhatjuk magunkat két tanácstalanul széttárt kézzel.
JAVASLATOM: Érdemes ehelyett a kezdő vállalkozásunkra hivatkozva forgalom vagy bizonylatszám-arányos díjban megállapodni egy független könyvelővel.
3. Nem fegyelmezett az iratai kezelésében
A cég működése során lényegében minden keletkezett vagy érkezett iratnak lehet jelentősége. Ha valaki ezeket az iratokat hanyagul kezeli, annak a későbbiekben komoly gondjai támadhatnak a költségeinek alátámasztásával, vagy amikor a cég működésének életszerűségét kell bizonyítania. Az elmúlt évtizedek során a könyvelésben gyűjtött tapasztalataimból adok két használható mintát erre:
Volt egy olyan ügyfelem, aki éttermet vezetett és volt egy zárható bizonylat-fiókja a konyha melletti kis zugban kialakított irodájában. Ebben a fiókban minden iratot ömlesztve tárolt, és hó elején egy szatyorba borítva eljuttatta hozzám. Ideális? Semmiképp. Célravezető? Igen. Azt lehet belőle megtanulni, hogy az iratok kezelése során érdemes egy olyan fizikai helyet kialakítani ahol egyszer minden bizonylat megfordul, így nem kell több helyről keresgélni.
Volt olyan ügyfelem is, aki minden iratot – legyen az számla, hatóságtól érkezett levél vagy szállítólevél – azonnal beolvasott a mobiljával és feltöltött a könyvelőprogram felhőszolgáltatásába, megjelölve a gazdasági eseményt. Ez azért hasznos számára, mert később könnyebb az eredeti iratokat megkeresni vagy másolatot kérni, hiszen pontosan tudja hogy egy irat mikor érkezett és hogy néz ki. Ezek az elektronikus iratok persze önállóan nem alkalmasak a jogok gyakorlására, de biztosítják hogy évek alatt nem keveredett el egyetlen irata sem.
JAVASLATOM: Már az alapításkor készüljön fel arra, hogy a bizonylatai kezelésében fegyelmezetten, a bizonylatok megőrzését és kereshetőségét biztosító módon járjon el. Nehezebb, mint gondolná!
4. A vállalkozás pénzével a sajátjaként bánik
Arra a kérdésre, hogyan lesz a cég árbevételéből „konyhapénz”, nem csak hogy a legtöbb ügyvezető nem tud válaszolni, de sajnos még a hozzám munkatársnak jelentkező mérlegképes könyvelő végzettségű kollégák sem mindig tudták kielégítően a választ. A vállalkozás adózott eredménye osztalékként vagy nyereségadózás előtt munkabérként alakítható a vállalkozó saját jövedelmévé, de mindkét ágon adófizetési kötelezettség keletkezik. Ha azonban a vállalkozó egyre-másra veszi fel a cég pénzállományát úgy, hogy ezeket a kiadásokat aztán nem támasztja alá bizonylatokkal, vagy akár nem is a vállalkozás érdekében felmerülő kiadásokat finanszíroz a vállalkozás pénzéből, akkor a könyvelés sokszor kénytelen lesz a házipénztár egyenlegét növelni, vagy elszámolási előlegként elszámolni a (jellemzően bankkártyás) költéseket. Egyik eset sem eredményez fenntartható működést, így adóhiány megállapításán kívül ezek az esetek bizonyos körülmények között akár büntetőjogi kategóriákat is érinthetnek.
JAVASLATOM: Érdemes tehát már év közben is odafigyelni arra, hogy a cég pénzállományát ne kezelje az ügyvezető a saját pénzeként, és csak olyan kiadásokra használja a céges kártyát, ami valóban a vállalkozás tevékenysége érdekében merül fel, és ezekről a költésekről mindig megfelelő bizonylatok is álljanak rendelkezésre.
5. Leginkább az ÁFA-fizetés csökkentésére törekszik
Gyakran előfordul kevésbé szerencsés könyvelőirodákban, hogy az ügyvezető hó elején megjelenik a könyvelési anyaggal, és „Kicsi ÁFA, kicsi nyereség!” utasítással távozik. Ilyenkor az elvárása az, hogy annyi költségszámlát tegyenek be a könyvelésbe, amennyi épp kevesebb mint a bevétele, mert az még nem gyanús. Ez nagyon rövidtávú gondolkodásra vall, ugyanis nem számol azokkal a költségekkel, amelyek nem érintik az ÁFÁ-t. Ilyenek például a bérek vagy a járulékok. Ha tehát az utasítás teljesül, akkor a cég szép fokozatosan jelentős adózás előtti veszteségbe fordul, ami ugyan rövidtávon csökkenti a fizetendő adót, hosszabb távon azonban két kérdést is felvet:
– Miért éri meg a céget üzemeltetni, ha folyamatosan, nagyobb összegű veszteséget halmoz fel?
– Ha emellett az ügyvezető „jól él” akkor pontosan honnan van a jövedelme?
A hosszú távon így működő cégek ügyvezetőinek így egyenes az útjuk a vagyonosodás vizsgálatához, a cégnek pedig a tartós veszteség miatt tőkeleszállítást, átalakulást, vagy pótbefizetést kell eszközölnie. Ha az adóminimalizálás egyetlen oka az, hogy a cég máshogyan nem tud talpon maradni akkor érdemes elgondolkoznia azon, nem túlságosan alacsonyak-e az árai, nem ment-e bele feleslegesen egy árversenybe ami a cégét tönkreteszi?
JAVASLATOM: Ha egy ügyvezető hosszabb távon gondolkozik a cége fenntarthatóságában, akkor elsősorban a nyereségességének a mutatóira, és nem a fizetendő adók mértékére kell ügyelnie még akkor is, ha ez esetleg rövid távon magasabb adófizetési kötelezettséggel jár.
6. Nem ügyel a gazdálkodás életszerűségére
Mondok egy konkrét példát. Vegyünk egy éttermet, akinek napi forgalma négyszázezer forint. Ez kb. kétszáz vendéget jelent. A vendégek többsége valamelyik húsos ételből kér, egy adagban kb 10 deka hús van. Ez nagyjából napi szinten nem több mint 20 kg hús felhasználását jelenti, a hulladékkal együtt. Tudjuk azt is, hogy ez az étterem a hatályos élelmiszerbiztonsági előírások miatt nem fagyaszthat le nyers húst, mert ehhez nincsen meg a technológiai háttere.
Ha ezekután az ügyvezető megjelenik egy 500 kg nyers húsról szóló számlával, joggal merül fel a kérdés, pontosan hogyan is dolgozta fel ezt? Fel nyilván nem dolgozta, mert 20-22 nap alatt a sima hűtőben a nyers hús biztosan megromlik. Le nem fagyaszthatta, ha az előírásokat követi. Az sem biztos hogy van ennyi hűtési kapacitás az étteremben. Ha emellett még a hulladék ágon sem tudja bizonyítani, hogy a romlott anyagtól megszabadult, a költségelszámolás valóságtartalma nagyon könnyen kérdőjelezhető meg, a hatóság vélelmezi hogy számlát vett és nem árut.
JAVASLATOM: Időnként tekintsük át a vállalkozás értékteremtő folyamatait, annak korlátait és a vállalkozás képességeit, és ügyeljünk arra, hogy ne legyenek ellentmondások a valós folyamatok, és a bizonylatolt események közt.
7. A hatóságoktól érkező leveleket nem veszi át
Egészen 2009-ig jól működő gyakorlat volt vállalkozók körében az a törvények által is támogatott „bújócska”, ami lényegében lehetővé tette, hogy a hatóság értesítéseit, végzéseit vagy határozatait akár évekig se vegye át valaki, ezzel a folyamatot (például végrehajtást) jelentősen akadályozza. Ez akkorra már szinte népsporttá vált, így a jogalkotó lépett, és bevezette a kézbesítési vélelem fogalmát ezekre az ügyekre, illetve széleskörben alkalmazandóvá tette az elektronikus kapcsolattartást (Ügyfélkapu, Cégkapu).
Ma már a hatóságok a jogkövetkezmény szempontjából nem tekintik akadálynak azt ha a postán vagy az elektronikus csatornában „elakad” egy küldemény, ugyanis minden eszközük megvan arra, hogy elvárják az ügyvezetőtől a hagyományos és az elektronikus csatornákon keresztül érkező küldemények átvételét. Ha tehát a küldemények átvételét az ügyvezető nem végzi el, az érdemben nem befolyásolja a jogkövetkezmények beállását, azonban jelentős hátránnyal jár az ügyvezető számára, ugyanis nem szerez tudomást arról, hogy milyen jogkövetkezmény (pl. végrehajtás) milyen alapon és indoklással állt be, így nem is tehet semmit a helyzet kezelésével kapcsolatosan.
JAVASLATOM: Az ügyvezető már a vállalkozás indulásakor rendezkedjen be az elektronikus kapcsolattartásra, építse be a napi rutinba a küldemények kezelését, hogy tudatosan kezelhesse a különféle hivatalok vagy hatóságok által küldött elvárásokat, kéréseket.
8. Nem figyel a pénzáramlásra
A készpénzáramlásnak a cég vagyonának az alakulása szempontjából van komoly jelentősége, főleg ha a cég nehézségekkel küszködik. A cég vagyona ugyanis sokféle elemből áll össze, melynek csak egy része olyan jól látható mint a készpénz, így az ügyvezetők egy része egyszerűen későn veszi észre ha bajban van a cége.
A vállalkozás vagyona a teljesség igénye nélkül az alábbi elemekből áll össze, a hozzáférhetőség szerinti sorrendben:
– készpénz és bankszámlapénz
– értékpapírok
– kintlévőségek, kifizetetlen teljesítések
– árukészlet, a gyártáshoz felhasználható anyagok
– eszközök (autók, termelőeszközök, boltberendezés stb)
Az ügyvezetők egy része – tapasztalatunk szerint – a készpénz és bankszámlapénz-állomány alakulásán méri a vállalkozásuk sikerét. Ha ez valamilyen okból apadni kezd, akkor megszorító intézkedéseket vezetnek be; megpróbálják minél hamarabb behajtani a kintlévőségeiket, csökkentik az árukészletet, gyorsabb készletforgásra próbálnak átállni vagy újratárgyalják a szállítói szerződéseket, a csökkenő készpénzállomány miatt elhalasztanak beruházásokat, leépítenek.
Minden fenti lépés átmenetileg képes csak a lejtőn fékezni a céget, jól látszik ilyenkor hogy az üzleti modellel vagy a piac megközelítésével van a probléma. A csökkenő árukészlet növeli a szállítási időt, a beruházások elhalasztása csökkenti a versenyképességet, a leépítés rontja a cég reagálási képességét, azaz csupa olyan dolog történik ami miatt a cég tovább lassul, veszít pénztermelő képességéből.
JAVASLATOM: Érdemes tehát a pénzáramlásból mérhető jelekre odafigyelni, hogy ne csak akkor derüljön ki hogy bajban van a cég amikor már nem futja az újabb árubeszerzésre. A csökkenő pénzáramlás többnyire a baj előjele, ilyenkor először mindig az okot kell feltárni, csak aztán intézkedni.